1. Når samler Leirfjord kommune inn opplysninger
  2. Dine rettigheter
  3. Hva registreres når du bruker nettsiden vår
  4. Kommunens sak- og arkivsystem
  5. Innsyn
  6. Personvernombud
  7. Opplysninger om ansatte og jobbsøkere
  8. Leirfjord kommunes bruk av databehandlere

1. Når samler Leirfjord kommune inn opplysninger

  • Når du har bedt om innsyn etter offentleglova

  • Når du har meldt deg på et kurs eller seminar i regi av Leirfjord kommune

  • Når du abonnerer på nyheter fra oss

  • Når sender oss en henvendelse eller søknad

  • Når du har mottatt eller sendt brev eller e-post fra/til Leirfjord kommune

    Vi får også opplysninger indirekte av følgende årsaker:

  • En klage eller tilsynssak inneholder opplysninger om deg

  • Vi mottar opplysninger om deg fra et annet offentlig organ

  • En jobbsøker har oppgitt deg som referanse

     

2. Dine rettigheter

Du kan utøve dine rettigheter ved å sende e-post til post@leirfjord.kommune.no eller ved å kontakte vårt personvernombud. Du har krav på svar uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.

Kravet ditt vil i utgangspunktet behandles kostnadsfritt, men vi kan kreve administrasjonsgebyr ved flere kopier.

 

Innsyn i egne opplysninger

Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg.

Les mer om retten til innsyn.

 

Korrigering av personopplysninger

Du kan be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende.

Les mer om retten til å rette eller supplere opplysninger

 

Sletting av personopplysninger

I gitte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg selv. 

Les mer om retten til sletting

 

Begrensning av behandling av personopplysninger

I noen situasjoner kan du også be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg.

Les mer om retten til begrensning

 

Protestere mot behandling av personopplysninger

Dersom vi behandler opplysninger om deg uten å ha innhentet ditt samtykke, har du rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om deg. Retten til å protestere gjelder ikke i følgende tilfeller:

  • Personopplysningene er nødvendige for å utføre en avtale du har med kommunen

  • Vi er pålagt ved lov å behandle personopplysningene dine

    Les mer om retten til å protestere

     

3. Hva registreres når du bruker nettsiden vår

Hvis du besøker nettsiden vår er det frivillig om du vil oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester som å abonnere på nyhetsbrev, benytte delefunksjonalitet eller gi tilbakemelding på sideinnhold. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, hvis ikke annet er spesifisert.

 

Webanalyse og informasjonskapsler

For å kunne lage et brukervennlig nettsted ser vi på brukermønsteret til de som besøker nettstedet. Opplysninger som samles inn er søkeord og antall besøkende på sidene.

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside, for eksempel Leirfjord.kommune.no. Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf ekomloven § 2-7b. Informasjon om informasjonskapsler vises i bunnen av hjemmesiden. Ingen av informasjonskapslene gjør at vi kan knytte informasjon om din bruk av nettstedet til deg som enkeltperson. Du kan selv administrere bruk av informasjonskapsler.

Følgende informasjonskapsler brukes på Leirfjord.kommune.no:

ASP.NET_SessionId
Denne informasjonskapselen brukes for at publiseringsløsningen skal fungere. Utløper når nettleserøkten avsluttes.
SimpleSAMLSessionID
Denne informasjonskapselen brukes når du logger inn på Min side gjennom ID-porten. Utløper når nettleserøkten avsluttes.
PHPSESSID
Denne informasjonskapselen brukes til å holde språkpreferanser, eventuelle formularlogikker på tilbakemeldinger. Når brukeren er logget inn brukes kapselen til å holde brukeren innlogget. Utløper når nettleserøkten avsluttes.
cpc_font, cpc_fontsize, cpc_linkmark etc
Informasjonskapsler som brukes dersom brukeren har brukt visningsalternativene (eks endret skrifttype) på hjemmesiden. Utløper etter et år.

Du kan abonnere på nyhetsbrev slik at du mottar e-post fra oss en gang i måneden. For at vi skal sende e-post til riktig abonnement, må du selv melde deg på som mottaker av nyhetsbrev. Disse opplysningene lagres i en database, deles ikke med andre og slettes når du sier opp abonnementet. Du sier selv opp abonnementet ved å klikke på en avmeldingslenke nederst i et mottatt nyhetsbrev. E-postadressen slettes også om vi får tilbakemelding om at den ikke er aktiv.

 

Tilbakemelding på innhold

Du kan gi oss tilbakemelding gjennom et formular nederst på de fleste sidene. Tilbakemeldingene lagres i en database. Formålet med lagringen er å gjøre informasjonstilbudet vårt bedre. Hvis du oppgir e-post adresse når du gir tilbakemelding gir du oss mulighet for å besvare henvendelsen din. Funksjonen brukes ikke til saksbehandling, og vi ber deg derfor om ikke å registrere spørsmål du ønsker svar på her. Vi ber deg også om ikke å registrere sensitiv informasjon.

 

Videoavspilling

Leirfjord kommune bruker hovedsaklig videoavspillertjenesten YouTube på våre sider. YouTube samler inn data når du spiller av en video. Les mer om hvordan YouTube ivaretar ditt personvern. 

 

Elektroniske skjema

Leirfjord kommune bruker elektronisk skjema fra Kommuneforlaget. For å kunne bruke skjemaet må du samtykke til behandling av personopplysninger i skjemaløsningen.

På nettvett.no kan du lese hvordan du stiller inn nettleseren for å godta/avvise informasjonskapsler, og få tips til sikrere bruk av internett.

 

4. Kommunens sak- og arkivsystem

Hvorfor behandler vi personopplysninger om deg?

Arkivtjenesten er ansvarlig for behandling av personopplysninger lagret i kommunens sak- og arkivsystemer. Personopplysninger hentes fra Folkreregisteret og benyttes i arkivsystemet for å kunne sende ut brev, og for å lette gjenfinning og innsyn. Vi behandler personopplysninger i arkivsystemer etter lovpålagte arkivformål.

Vi er pålagt å ha arkiver. Opplysninger som registreres varierer fra person til person og kan gjelde ansatte i kommunen, brukere av kommunens tjenester og kan inkludere kontakt du har hatt med kommunen.

 

Hva er det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysningene?

Alle offentlige organer, som kommuner, har en direkte plikt etter arkivloven § 9 til å føre arkiv. Opplysningene innhentes og oppbevares etter personopplysningsloven § 9. De skal ikke slettes eller korrigeres, etter personopplysningsloven § 17.

 

Hvilke personopplysninger behandles?

Vi behandler opplysninger som navn, fødselsnummer, adresse, telefonnumre og e-postadresser. Andre opplysninger som kan finnes om deg i våre registre er helseopplysninger, nummerskilt på bil, eiendomsregister, medlemskap i organisasjoner, lag og foreninger, etnisk tilhørighet, legning, livssyn m.m. Noen av disse opplysningene er sensitive personopplysninger og har et særlig vern. Tilgangen til opplysninger er begrenset og våre saksbehandlere har taushetsplikt.

 

 

Hvem har tilgang til mine opplysninger?

Dokumenter som kommer inn til eller går ut fra kommunens sak- og arkivsystem blir registrert på kommunens Postliste. Ingen dokumenter ligger åpent her. Interesserte må aktivt be om innsyn, også når dokumentene er offentlige. Innsynskrav blir behandlet fortløpende.

Plansaker og politiske saker publiseres fortløpende på Digitalt planarkiv og i Møtekalender. Disse dokumentene ligger åpent på nett og kan leses i fulltekst uten å be om innsyn.

Opplysninger som er unntatt fra offentlighet med hjemmel i lov, vil kun være tilgjengelige for ansvarlig saksbehandler og eventuelle parter i saken. Det er ansvarlig saksbehandler som avgjør om opplysningene skal unntas fra offentligheten jfr. lovverket.

 

Hvordan henter vi opplysningene?

Opplysningene er hentet for arkivformål direkte fra den registrerte personen, for eksempel via nettskjema, nasjonale registre som folkeregisteret eller matrikkel (eiendomsregisteret).

Opplysninger kan også være hentet via skolegang, sykehjemsopphold eller andre forhold som enkeltpersoner har eller har hatt med kommunen (arbeidsforhold, klientforhold, pasientforhold m.m.).

Opplysningene er innhentet uten samtykke jfr. personopplysningsloven § 9. Dette fordi kommunen har plikt etter arkivloven § 6 til å holde arkiv.

 

Hvordan sikres opplysningene?

Alle brukere av sak- og arkivsystem har tilgang til å lese offentlige opplysninger, som for eksempel navn, adresse og fødsels- og personnummer. Kun de som har tjenestemessig behov for tilgang til personopplysninger som ikke er offentlige, kan se opplysningene i sak- og arkivsystemene i Leirfjord kommune.

Systemet loggfører hvem som har lest eller redigert opplysninger.

 

Utleveres opplysninger til tredjeparter?

Gjennom kommunens elektroniske løsninger vil en del informasjon om deg kunne overføres til eksterne mottakere, som NAV, sykehus, Utdanningsdirektoratet osv. Ingen opplysninger blir utlevert fra arkivsystem til andre fagsystemer uten godkjent databehandleravtale.

 

5. Innsyn

Henvendelser om innsyn i personopplysninger kan rettes til post@Leirfjord.kommune.no

Du kan også sende brev til vår postadresse Leirfjord kommune, Skoledalsveien 39, 8890 Leirfjord.

 

6. Personvernombud

Personvernombud i Leirfjord kommune er Ståle Sjøvoll. Du kan kontakte han på telefon 952 54 427, eller ved å sende e-post til stale.sjovoll@digihelgeland.no. 

 

7. Opplysninger om ansatte og jobbsøkere

Ansatte

Kommunen behandler opplysninger om ansatte for å administrere lønn og arbeidsforhold. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel persondata (navn, fødselsnummer, kontonummer, adresse, bokommune, e-post), lønnsnivå, ev trekk i lønn, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b), behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i.

Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringer, og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemet. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger, og kan publiseres på våre nettsider.

Alle tidligere og nåværende ansatte har en personalmappe i vårt arkivsystem. 

Her blir blant annet stillingssøknaden arkivert/oppbevart. Personalmapper skal bevares (det vil si at stillingssøknaden ikke blir slettet eller makulert). Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet. Personalmapper skal avleveres til Arkivverket. Tilgangen til mappene er begrenset til tjenestlig behov.

 

Jobbsøkere

Dersom du søker jobb hos oss, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad.

Alle stillingssøknader som sendes til oss via vårt rekrutteringssystem blir journalført i postjournal. Disse blir lagret i vårt elektroniske arkiv i omlag ett år før de makuleres. Alle andre dokumenter, slik som søkerlister og innstillinger, samt alle stillingssøknader på ledernivå, bevares.

 

8. Leirfjord kommunes bruk av databehandlere

Kommunen har i dag en hybrid IKT-driftsmodell der vi drifter egen infrastruktur med et lokalt virtuelt servermiljø og skyløsninger som driftes av leverandøren. Fagsystemene driftes av egne ressurser med bistand fra systemleverandør ved behov. Nettsidene til Leirfjord kommune er hostet hos CustomPublish som er en norsk leverandør. Det er en kobling mellom nettsidene og kommunens sak/arkiv system som gjør det mulig å publisere møtekalender og postliste, samt be om innsyn i dokumenter.

Våre beskyttelsesverdige opplysninger ligger i vårt arkivsystem Elements Cloud og fagsystemer i sikker sone. Fjerntilgang ved bistand blir gitt og kontrollert av oss. Våre største databehandlere er Visma, Serit, CompuGroup Medical, Acos og Sikri. Visma er leverandør av flere fagsystemer hos oss og Serit er samarbeidspartner for teknisk bistand på infrastruktur. CompuGroup Medcal leverer fastlegens fagsystem WinMed, Acos er leverandør av pasientjournalsystemet CosDoc. Sikri er leverandør av kommunens sak/arkiv system.